Αριθμ. Πρωτ.Γ99/1/144/18.5.2009 Διαχείριση λαθών Α.Π.Δ. εργοδοτών που είναι πιστοποιημένοι χρήστες του συστήματος ηλεκτρονικής υποβολής Α.Π.Δ. (Διόρθωση μέσω INTERNET) με λανθασμένες εγγραφές χρονικής περιόδου από 1/2007 μέχρι 6/2008

2009-05-26 15:03

Αθήνα 18/5/2009
Αριθμ. Πρωτ.Γ99/1/144

ΓΕΝΙΚΟ ΕΓΓΡΑΦΟ


ΝΣΗ ΑΣΦ/ΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ
ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ - ΕΣΟΔΩΝ
ΓΡΑΦΕΙΟ ΔΙΕΥΘΥΝΤΡΙΑΣ
Ταχ. Διεύθυνση : Αγ. Κων/νου 8
10241 ΑΘΗΝΑ
Αριθ. τηλεφώνων : 210 38 91 008
: 210 38 91 012
: 210 38 91 003
: 210 38 91 239
: 210 38 91 019
FAX : 210 38 91 116
E – mail : info@ika.gr


ΘΕΜΑ : «Διαχείριση λαθών Α.Π.Δ. εργοδοτών που είναι πιστοποιημένοι χρήστες του συστήματος ηλεκτρονικής υποβολής Α.Π.Δ. (Διόρθωση μέσω INTERNET) με λανθασμένες εγγραφές χρονικής περιόδου από 1/2007 μέχρι 6/2008»

Εισαγωγή

Όπως ήδη γνωρίζετε (Γενικό Έγγραφο Γ99/1/249/03) τον Ιούλιο του 2003, εφαρμόστηκε για πρώτη φορά ένας νέος τρόπος διαχείρισης λαθών που αφορούσε πιστοποιημένους χρήστες του συστήματος ηλεκτρονικής υποβολής ΑΠΔ, οι οποίοι είχαν υποβάλει κάποια ή όλες τις ΑΠΔ της εξεταζόμενης περιόδου μέσω Internet και ικανοποιούσαν ταυτόχρονα τα ακόλουθα κριτήρια:

- σε καμία ΑΠΔ που είχαν υποβάλει και αφορούσε την εξεταζόμενη περίοδο δεν είχαν επισημανθεί πάνω από 200 λανθασμένες εγγραφές.

-τουλάχιστον μία από τις ΑΠΔ τους της εξεταζόμενης περιόδου, που επισημαίνονταν ότι περιείχαν λανθασμένες εγγραφές, είχαν υποβληθεί μέσω διαδικτύου.

Σύμφωνα με το νέο τρόπο διαχείρισης οι εργοδότες που ενημερώνονται για τα λάθη των ΑΠΔ τους, με ηλεκτρονικό μήνυμα (e mail) πρέπει να συνδεθούν με το Σύστημα Ηλεκτρονικής Υποβολής ΑΠΔ προκειμένου να δουν τα λάθη τους. Δηλώνοντας τους κωδικούς πρόσβασης (username και password) μεταβαίνουν στην οθόνη «Διαχείριση Ηλεκτρονικών Δηλώσεων» όπου με την επιλογή της ενέργειας υποβολή νέας/ εκκρεμούς δήλωσης (ΑΠΔ) κοινών επιχειρήσεων, εμφανίζονται στην οθόνη τους όλες οι ΑΠΔ με λάθη που πρέπει να αποκατασταθούν. Ως τύπος των συγκεκριμένων δηλώσεων αναφέρεται «Διόρθωση ΑΠΔ» και στην περιγραφή της κατάστασής τους αναφέρεται ο χαρακτηρισμός «εκκρεμής». Πατώντας στο σημείο της οθόνης που υποδεικνύεται («Πατήστε ΕΔΩ για βοήθεια σχετικά με τα βήματα διόρθωσης λανθασμένης ΑΠΔ»), μπορούν να πληροφορηθούν τα βήματα που πρέπει να εκτελέσουν για την αποκατάσταση των λαθών και την οριστικοποίηση των διορθωμένων εγγραφών.

Προκειμένου οι εργοδότες να βοηθηθούν στην κατανόηση των λαθών και του τρόπου αποκατάστασής τους το ΙΚΑ – ΕΤΑΜ τους παρέχει:

- τη δυνατότητα εκτύπωσης των λανθασμένων εγγραφών ανά ΑΠΔ με τη μορφή δοκιμίων λαθών
- αναλυτική παρουσίαση των κωδικών των λαθών και αναλυτικές οδηγίες διόρθωσης των σφαλμάτων (είναι διαθέσιμες στη σελίδα που εμφανίζονται οι εκκρεμείς λόγω λαθών ΑΠΔ), τις οποίες μπορούν να διαβάσουν, να αντιγράψουν στον υπολογιστή τους ή να τις εκτυπώσουν.

Αμέσως μετά τη λήξη ενός κύκλου πραγματοποίησης διορθώσεων από τους πιστοποιημένους χρήστες του Internet ελέγχονται εκ νέου οι εγγραφές και όσες από αυτές είναι πλέον ορθές ενημερώνουν το σύστημα και επομένως την ασφαλιστική ιστορία των ασφαλισμένων που αφορούν. Όσες από αυτές παραμένουν λανθασμένες (είτε γιατί ο εργοδότης δεν έκανε καμία προσπάθεια αποκατάστασης είτε γιατί σε ορισμένες περιπτώσεις δεν κατάφερε να άρει το λάθος παρά την πραγματοποίηση διόρθωσης), καθώς και εγγραφές που αφορούν σε επόμενες μισθολογικές περιόδους αποτελούν το υλικό για τον επόμενο κύκλο ενημέρωσης εργοδοτών πιστοποιημένων χρηστών.

Νέα διαδικασία διαχείρισης λαθών
Στην παρούσα φάση προκειμένου να δοθεί η δυνατότητα αποκατάστασης λαθών μέσω Internet σε όλους τους εργοδότες πιστοποιημένους χρήστες του διαδικτύου που εμφανίζονται με λανθασμένες εγγραφές για χρονική περίοδο από 1/2007 έως 6/2008 ανεξαρτήτως ποσού συνολικών εισφορών, διενεργείται νέος κύκλος διαχείρισης λαθών.

Ως εκ τούτου στη συγκεκριμένη διαδικασία συμμετέχουν όλοι οι εργοδότες, ανεξαρτήτως πλήθους λαθών και νομικής μορφής, πιστοποιημένοι χρήστες του διαδικτύου, εκτός από εκείνους που:

- Βρίσκονται σε κατάσταση «οριστικής διακοπής» και
- Σε δύο συνεχόμενους κύκλους διόρθωσης λαθών μέσω του διαδικτύου, δεν έχουν ασχοληθεί με τη διόρθωση των λαθών που τους απεστάλησαν.

Επισημαίνεται ότι είναι πιθανό στον νέο κύκλο διορθώσεων λανθασμένων εγγραφών ένας εργοδότης που αποκατέστησε στον προηγούμενο κύκλο διορθώσεων λάθη ταυτοποίησης ασφαλισμένου είτε λάθη υπολογισμού εισφορών μέσω της υποβολής Εντύπου Μεταβολής Στοιχείων Ασφαλισμένου (αλλάζοντας τα προσωπικά του στοιχεία (π.χ. Επώνυμο ή το χαρακτηρισμό «νέος/ παλαιός» αντίστοιχα), να ξαναβρεί τις ίδιες εγγραφές με την επισήμανση του λάθους. Σε αυτή την περίπτωση που οφείλεται κυρίως στην καθυστέρηση ενημέρωσης του Μητρώου Ασφαλισμένων με τα νέα ορθά δεδομένα, ο εργοδότης θα πρέπει να αγνοήσει την υπόδειξη και εφόσον δεν υπάρχουν άλλου τύπου λάθη να προβεί σε οριστικοποίηση της ΑΠΔ.

Η διαδικασία διόρθωσης και τα βοηθήματα που παρέχει το ΙΚΑ - ΕΤΑΜ στους εργοδότες είναι ακριβώς τα ίδια με αυτά των προηγούμενων κύκλων εφαρμογής, τα οποία αναφέρθηκαν περιληπτικά στην πρώτη παράγραφο του παρόντος εγγράφου.
Αυτή τη φορά η αποκατάσταση των λαθών πρέπει να έχει ολοκληρωθεί το αργότερο μέχρι τις 7 Αυγούστου 2009.

Υποστήριξη των εργοδοτών από τα Υποκαταστήματα του ΙΚΑ - ΕΤΑΜ.
Με απόφαση της Διοίκησης ΙΚΑ - ΕΤΑΜ η οποία εφαρμόστηκε για πρώτη φορά το Δεκέμβριο του 2004, τα λάθη των εργοδοτών χρηστών του διαδικτύου ανεξάρτητα από το μισθολογική περίοδο που αφορούν και το τρόπο υποβολής, είναι διαθέσιμα στο διαδίκτυο προς διόρθωση από τους ιδίους, με αποτέλεσμα να μειωθεί ο αριθμός των λαθών που καλείστε να διορθώσετε.

Εκτιμώντας ότι η επιτυχία της όλης προσπάθειας κρίνεται από τη σωστή υποστήριξη των εργοδοτών παρακαλούμε για την παροχή των διευκρινίσεων, των πληροφοριών και της βοήθειας που ενδεχομένως θα σας ζητηθεί από εργοδότες που απευθύνονται στο υποκατάστημα σας. Σε εξαιρετικές περιπτώσεις και προκειμένου να επιλυθούν απορίες και ερωτήματα όταν δεν είναι δυνατή η απάντηση τους από εσάς, οι εργοδότες μπορούν να διατυπώνουν ερωτήματα μέσω e-mail και να τα αποστέλλουν στην ηλεκτρονική διεύθυνση .info@ika.gr

Συν/να : 1 φύλλο

ΑΚΡΙΒΕΣ ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ
Η ΤΜΗΜΑΤΑΡΧΗΣ Η ΔΙΕΥΘΥΝΤΡΙΑ
ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ & ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ-ΕΣΟΔΩΝ
ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΜΕΡΙΜΝΑΣ
Φ. ΡΟΥΜΠΛΗ ΜΙΧΑΗΛΙΔΗ – ΜΑΪΔΗ ΘΑΛΕΙΑ