Ηλεκτρονική Τιμολόγηση - Φορολογικών ηλεκτρονικών μηχανισμών και συστημάτων

Στη συνάντηση, αποφασίστηκε να τεθεί ο μορφότυπος του ηλεκτρονικού τιμολογίου σε δημόσια διαβούλευση και να γίνουν όλες οι απαραίτητες ενέργειες για τη θεσμοθέτησή του, μέχρι το τέλος του Φεβρουαρίου του 2012.

Αθήνα, 29/12/2011
Ευρεία σύσκεψη πραγματοποιήθηκε στο Υπουργείο Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης υπό τον Υφυπουργό Παντελή Τζωρτζάκη, και τη συμμετοχή εκπροσώπων της Ένωσης Ελληνικών Τραπεζών, της ΔΙΑΣ ΑΕ, της ΓΓΠΣ, και του Υπουργείου Ανάπτυξης Ανταγωνιστικότητας & Ναυτιλίας, με θέμα την πορεία υλοποίησης και εφαρμογής των έργων της ηλεκτρονικής τιμολόγησης και ηλεκτρονικών πληρωμών.
Στη συνάντηση, αποφασίστηκε να τεθεί ο μορφότυπος του ηλεκτρονικού τιμολογίου σε δημόσια διαβούλευση και να γίνουν όλες οι απαραίτητες ενέργειες για τη θεσμοθέτησή του, μέχρι το τέλος του Φεβρουαρίου του 2012.
Επίσης, συζητήθηκαν θέματα διαλειτουργικότητας με τον τραπεζικό τομέα, καθώς και η ανάγκη παροχής κινήτρων, κυρίως προς τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις, για την υιοθέτηση του ηλεκτρονικού τιμολογίου και την ένταξή τους στο σύστημα των ηλεκτρονικών πληρωμών. Τέλος, διερευνήθηκε η ενίσχυση της συνεργασίας μεταξύ του Υπουργείου Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης και της Ένωσης Ελληνικών Τραπεζών, για θέματα εφαρμογής και χρήσης ψηφιακής υπογραφής από πολίτες και επιχειρήσεις.

Απόσπασμα - Από τα πρακτικά της δεκάτης πέμπτης (15ης) συνεδρίασης της Επιτροπής Πληροφορικής και Επικοινωνιών που συνεδρίασε στην Αθήνα, την 13η Οκτωβρίου 2011

 

Π1/3040 05.08.2011 ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΤΙΜΟΛΟΓΗΣΗ ΣΤΙΣ ΣΥΝΑΛΛΑΓΕΣ ΜΕΤΑΞΥ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ – ΔΗΜΟΣΙΟΥ

Ειδική Έκθεση: Ηλεκτρονική τιμολόγηση στις συναλλαγές Απρίλιος 2011

Τι είναι το ηλεκτρονικό εμπόριο

Το «Ηλεκτρονικό Εμπόριο (e-Commerce)» περιλαμβάνει την αγορά και την πώληση προϊόντων και υπηρεσιών μέσω του Διαδικτύου. Είναι ένα υποσύνολο της στρατηγικής «Ηλεκτρονικού Επιχειρείν (e-Business)» μιας επιχείρησης και συχνά χρησιμοποιείται με σκοπό να προσθέσει ροές εισοδήματος.
Πολλοί άνθρωποι νομίζουν ότι το Ηλεκτρονικό Εμπόριο είναι απλώς να διαθέτει μια επιχείρηση ένα δικτυακό τόπο. Αλλά το Ηλεκτρονικό Εμπόριο είναι κάτι πολύ παραπάνω από αυτό. Υπάρχουν πολλές εφαρμογές του Ηλεκτρονικού Εμπορίου, όπως η ηλεκτρονική τραπεζική, η αγορά προϊόντων και υπηρεσιών από ηλεκτρονικά καταστήματα και εμπορικά κέντρα, η αγορά μετοχών, η εύρεση επαγγέλματος, η διεξαγωγή μιας δημοπρασίας, και η ηλεκτρονική συνεργασία σε έργα έρευνας και ανάπτυξης. Οι εφαρμογές του καλύπτουν όλο τον εμπορικό κύκλο, από την ηλεκτρονική διακίνηση πληροφοριών έως την ολοκλήρωση συναλλαγών που αφορούν αγαθά και υπηρεσίες, συμπεριλαμβάνοντας και τρίτους φορείς όπως τράπεζες, ασφαλιστικές logistics κ.ά. Πολλές επιχειρήσεις έχουν γίνει εξαιρετικά κερδοφόρες μέσω των ηλεκτρονικών πωλήσεων. Οι υπολογιστές της Dell και το Amazon είναι από τα πιο χαρακτηριστικά παραδείγματα επιτυχημένων επιχειρήσεων που δραστηριοποιούνται στο χώρο του ηλεκτρονικού εμπορίου. Μικρές εταιρίες αλλά και μεμονωμένα άτομα μπορούν επίσης να εμπορευτούν τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες τους σε παγκόσμια βάση μέσω του ηλεκτρονικού εμπορίου.
Επιπλέον, περιλαμβάνει και επιχειρήσεις των οποίων ο πρωταρχικός στόχος δεν είναι αναγκαστικά το οικονομικό κέρδος, όπως είναι τα νοσοκομεία και οι υπηρεσίες κοινής ωφέλειας (ΙΚΑ και άλλα δημόσια ταμεία, ΔΕΚΟ, τελωνεία).

Πού υπάγονται οι ηλεκτρονικές προμήθειες στο τοπίο του ηλεκτρονικού εμπορίου;

Οι ηλεκτρονικές προμήθειες, οι οποίες αυτοματοποιούν τη διαδικασία προμηθειών ενός οργανισμού, ανήκουν κυρίως στη μορφή Β2Β Ηλεκτρονικού Εμπορίου (Επιχείρηση προς Επιχείρηση).

Στην περίπτωση που ο φορέας είναι δημόσια υπηρεσία, τότε μιλάμε για δημόσιες ηλεκτρονικές προμήθειες και ανήκουν στη γενικότερη κατηγορία B2G Ηλεκτρονικού Εμπορίου (Επιχείρηση προς Κράτος).

Νομικό πλαίσιο για την ηλεκτρονική τιμολόγηση

Όσον αφορά στην ηλεκτρονική τιμολόγηση, με την οδηγία 2001/115/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, η οποία τέθηκε εν ισχύ από την 1η Ιανουαρίου 2004, δόθηκαν οι προδιαγραφές για τους εναλλακτικούς αποδεκτούς τρόπους    έκδοσης, αποστολής και αποθήκευσης ηλεκτρονικών τιμολογίων και δελτίων αποστολής από όλες τις επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται εντός της ΕΕ, με τελικό στόχο την αντικατάσταση των αντίστοιχων έντυπων παραστατικών. Προβλέπεται επίσης ότι όλα τα τιμολόγια που διαβιβάζονται με ηλεκτρονικά μέσα θεωρούνται έγκυρα και αποδεκτά με την διασφάλιση δύο προϋποθέσεων:

  • Ο παραλήπτης του τιμολογίου πρέπει να έχει συναινέσει και να έχει αποδεχθεί τη συγκεκριμένη μέθοδο.

  • Η αποστολή και η λήψη των τιμολογίων πρέπει να πραγματοποιούνται σε ασφαλές δικτυακό περιβάλλον, είτε με τη χρήση αναβαθμισμένων ηλεκτρονικών υπογραφών (advanced digital signatures) είτε μέσο του συστήματος EDI (Electronic Data Interchange).

Αναφορικά με την πρώτη προϋπόθεση, η συναίνεση του αποδέκτη μπορεί να κατοχυρωθεί με μία (εκ των προτέρων) εμπορική σύμβαση. Αναφορικά με τη δεύτερη προϋπόθεση ισχύουν τα εξής: οι ηλεκτρονικές υπογραφές αποτελούν δεδομένα σε ψηφιακή μορφή που συνοδεύουν άλλα ηλεκτρονικά δεδομένα ή συσχετίζονται λογικά με αυτά, και χρησιμεύουν ως μέθοδος απόδειξης της γνησιότητας, συνδεόμενα μονοσήμαντα και καθορίζοντας αποκλειστικά την ταυτότητα του υπογράφοντος.

Το EDI αποτελεί ένα κλειστό σύστημα-δίκτυο ηλεκτρονικών υπολογιστών, το οποίο μετρά ήδη 30 χρόνια ζωής και χρησιμοποιείται για την ηλεκτρονική ανταλλαγή δεδομένων μεταξύ επιχειρήσεων και μεγάλων οργανισμών του δημόσιου και του ιδιωτικού τομέα. Είναι βασισμένο σε συμφωνηθέντα πρότυπα και συμβάσεις μεταξύ των αντισυμβαλλόμενων μερών, και οι πληροφορίες που διακινούνται μέσω των δικτύων EDI είναι τυποποιημένες και κωδικοποιημένες.

Εδώ θα πρέπει να σημειωθεί ότι, μολονότι η ευρωπαϊκή νομοθεσία επιβάλλει στους ενδιαφερομένους να χρησιμοποιήσουν μία από τις δύο παραπάνω μεθόδους, εντούτοις επιτρέπει τη χρησιμοποίηση και άλλων μεθόδων, όταν πρόκειται για συναλλαγές που πραγματοποιούνται μεταξύ επιχειρήσεων του ίδιου κράτους και κάτι τέτοιο επιτρέπεται από το εθνικό δίκαιο της εν λόγω χώρας. Η ελληνική νομοθεσία εναρμονιζόμενη με το κοινοτικό δίκαιο έχει υιοθετήσει την κοινοτική οδηγία(2001/115/ΕΚ) θεσπίζοντας διατάξεις που αποβλέπουν στο σκοπό αυτό. Οι προβλεπόμενες διατάξεις αναφέρονται στο N.3193/2003 (ΦΕΚ 266/Α).

Παραδοσιακά ποια είναι η διαδικασία των τιμολογίων

Παραδοσιακά, η διαδικασία διακίνησης του τιμολογίου έχει ως ακολούθως

  • Το τιμολόγιο εκτυπώνεται από το σύστημα του προμηθευτή

  • Αποστέλλεται με ταχυδρομείο στον αγοραστή *

  • Ο αγοραστής αντιπαραβάλλει το τιμολόγιο με

  • Δελτίο αποστολής (2-way match) για να διαπιστώσει ότι έχει τιμολογηθεί για αγαθά που έχει παραλάβει ή με

  • Δελτίο αποστολής και εντολή παραγγελίας για να διαπιστώσει ότι εχει τιμολογηθεί για αυτά που παρέλαβε, τα οποία είναι αυτά που παρήγγειλε (είδη-ποσότητες-τιμές)

Μετά τον έλεγχο, το τιμολόγιο οδεύει προς καταχώρηση, δηλ περνά από την διαδικασία του data entry και εισάγεται στο πληροφοριακό σύστημα.

Ακολούθως αρχειοθετείται και φυλάσεται σε ειδικούς χώρους για τόσο χρονικό διάστημα, όσο προβλέπεται από την αντίστοιχη νομοθεσία.

* Εξαιρείται η περίπτωση του κοινού παραστατικού «Δελτίο Αποστολής – Τιμολόγιο» το οποίο υποχρεωτικά συνοδεύει τα αγαθά κατά την διακίνηση τους προς τον προμηθευτή.

Όπως φαίνεται από την παραπάνω απλή περιγραφή, το υπάρχον σύστημα υστερεί στους ακόλουθους τομείς:

  • Ταχυδρομικά έξοδα αποστολής. Συνήθως τα τιμολόγια αποστέλλονται είτε με συστημένη αποστολή, είτε με ταχυμεταφορά για λόγους πιστοποίησης παράδοσης, γεγονός που προσθέτει κόστος ανά τιμολόγιο.

  • Ο αγοραστής αντιπαραβάλλει το τιμολόγιο με άλλα παραστατικά manually. Η διαδικασία αυτή απαιτεί χρόνο και ανθρώπινους πόρους, δηλαδή κόστος και δεν εξασφαλίζει τον αγοραστή από την αποφυγή ανθρωπίνου λάθους.

  • O αγοραστής καταχωρεί το τιμολόγιο σε σύστημα. Και πάλι, η διαδικασία καταχώρησης προεξοφλεί κόστος και υψηλό βαθμό λαθών, ειδικά στις περιπτωσεις που ο φόρτος καταχώρισης είναι μεγάλος.

  • Στις παραπάνω διαδικασίες, πρέπει να προστεθεί και το μειονέκτημα της «μη πληροφορίας», καθόσον η γνώση της οφειλής προς τον προμηθευτή γίνεται γνωστή μετά την καταχώρηση στο σύστημα. Το μειονέκτημα αυτό πολλαπλασιάζεται, ειδικά αν το τιμολόγιο είναι και δελτίο αποστολής, διότι έως την καταχώρηση του, η εταιρία μόνο «εξωσυστεμικά» γνωρίζει τα προϊόντα που έχει στις αποθήκες της.

  • Η αποθήκευση του τιμολογίου , μπορεί τέλος να αποδειχθεί μία πολύ δαπανηρή ιστορία για εταιρίες με τρομακτικά μεγάλο όγκο παραστατικών, καθόσον οι χώροι αποθήκευσης πρέπει να τηρούν κάποιες ελάχιστες απαιτήσεις , γεγονός που τους κάνει όχι αμελητέα δαπανηρούς.

Ποια τα οφέλη των e-τιμολογίων;

Ο αγοραστής μπορεί να αποκομίσει σημαντικά οφέλη από τη χρήση των λύσεων ηλεκτρονικών τιμολογίων, όπως:

  • Αποφυγή λαθών κατά την ανταλλαγή παραστατικών, που προκύπτουν από το χειρωνακτικό τρόπο εισαγωγής των στοιχείων.

  • Άμεση επίλυση προβλημάτων με τον γρήγορο εντοπισμό του τυχόν προβλήματος σε τιμολόγιο από το σύστημα. 

  • Εξάλειψη του λειτουργικού κόστους επεξεργασίας και καταχώρησης τιμολογίων (και λοιπών παραστατικών)

  • Βελτιστοποίηση των λογιστικών λειτουργιών με την συντόμευση του χρόνου καταχώρησης των στοιχείων

  • Πλήρης ευελιξία στην διασύνδεση νέων προμηθευτών καθόσον το σύστημα είναι έτοιμο από την πλευρά του αγοραστή.  

  • Ένα κεντρικό σημείο επικοινωνίας με κάθε επιχείρηση και συνεπώς μικρότερο κόστος διαχείρισης την οποία αναλαμβάνει ο πάροχος της υπηρεσίας. Συγκεκριμένα δεν χρειάζεται συνεχή ενασχόληση από τον (κάθε) αγοραστή κάθε φορά που ένας νέος προμηθευτής συνδέεται στην υπηρεσία, αλλά και αντίστοιχα για τον (κάθε) προμηθευτή δεν χρειάζεται να ξανακάνει την ίδια εργασία για κάθε νέο αγοραστή που εντάσσεται στην υπηρεσία.

Σχετικές αποφάσεις

ΠΟΛ 1015 10.01.2012 Χρονικά όρια δυνατότητας διάθεσης Φ.Η.Μ και φορολογικών μνημών.

ΠΟΛ 1158 21.07.2011 Διαβίβαση, αποδοχή και αποθήκευση φορολογικών στοιχείων, με ηλεκτρονικά μέσα.

ΠΟΛ 1063 26.03.2008 Απαγόρευση εισαγωγής / παραγωγής, σφράγισης και διάθεσης παλαιών μοντέλων ΦΗΜ και φορολογικών μνημών αυτών, των οποίων η άδεια καταλληλότητας υπερβαίνει τα 4 έτη από την ημερομηνία χορήγησής της.

ΠΟΛ 1049 21.03.2006 Διαβίβαση, αποδοχή και αποθήκευση φορολογικών στοιχείων, με ηλεκτρονικά μέσα.

ΠΟΛ 1135 26.10.2005 Κωδικοποίηση – συμπλήρωση τεχνικών προδιαγραφών φορολογικών ηλεκτρονικών μηχανισμών και συστημάτων – διαδικασίες χρήσης και λειτουργίας τους.

ΠΟΛ 1082 02.06.2003 Καθιέρωση υποχρέωσης χρησιμοποίησης Ειδικών Ασφαλών Διατάξεων Σήμανσης Στοιχείων του ν.1809/1988 όπως ισχύει, για την έκδοση, σήμανση και διαφύλαξη των στοιχείων του Κ.Β.Σ. (Π.Δ.186/1992), που εκδίδονται με μηχανογραφικό τρόπο – Συμπλήρωση και κωδικοποίηση της Α.Υ.Ο.Ο. 1102389/913/0015/ΠΟΛ. 1284/20.12.2002 (ΦΕΚ 3Β’/2003).

ΠΟΛ 1284 20.12.2002 Καθιέρωση υποχρέωσης χρησιμοποίησης Ειδικών Ασφαλών Διατάξεων Σήμανσης Στοιχείων του ν1809-1988 όπως ισχύει, για την έκδοση, σήμανση και διαφύλαξη των στοιχείων του ΚΒΣ που εκδίδονται με μηχανογραφικά.

ΠΟΛ 1257 20.11.2002 Τεχνικές προδιαγραφές Ειδικών Ασφαλών Φορολογικών Διατάξεων Σήμανσης Στοιχείων (ΕΑΦΔΣΣ) και απαιτήσεις λειτουργίας και χρήσης τους.