Τήρηση βιβλίου απογραφών και τη σύνταξη απογραφής

Απογραφή αποθεμάτων

    Απογραφή είναι η λεπτομερής καταχώρηση, καταγραφή και αποτίμηση όλων των στοιχείων της επαγγελματικής περιουσίας της επιχείρησης, που υπάρχουν τη συγκεκριμένη χρονική στιγμή που διενεργείται η απογραφή.

    Η απογραφή βάσει των κανόνων της Λογιστικής, απαιτείται να είναι λεπτομερής και πραγματική, να απεικονίζει την πραγματική κατάσταση της επιχείρησης, διότι με αυτήν επιτυγχάνεται η επαλήθευση των εγγραφών που έχουν καταχωρηθεί στα βιβλία και ο πραγματικός προσδιορισμός του εξαγομένου λογιστικού αποτελέσματος (κέρδους ή ζημίας) της χρήσης (Εγκ. Υπ. οικ. 117/1968 και 40/1977).

Χρόνος σύνταξης απογραφής

    Σύμφωνα με την παρ. 6 του άρθρου 6 του Κ.Β.Σ. η καταγραφή της απογραφής των εμπορεύσιμων παγίων στοιχείων γίνεται από τον επιτηδευματία της δεύτερης κατηγορίας στο βιβλίο απογραφών κατά ποσότητα και αξία μέχρι την 20ή Φεβρουαρίου εκάστου έτους και όχι αργότερα από την ημερομηνία υποβολής εκκαθαριστικής δήλωσης Φ.Π.Α. ή δήλωσης φορολογίας εισοδήματος.

    Η ποσοτική καταγραφή των αποθεμάτων, ιδίων και τρίτων γίνεται στο βιβλίο απογραφών ή σε καταστάσεις μέχρι την 20ή (εικοστή) ημέρα του μεθεπόμενου από τη λήξη της διαχειριστικής περιόδου μήνα, για τις επιχειρήσεις με βιβλία Γ΄ κατηγορίας, σύμφωνα με το άρθρο 17 του Κ.Β.Σ.Η αποτίμηση των αποθεμάτων πραγματοποιείται μέχρι την προθεσμία σύνταξης του ισολογισμού

Υπόχρεοι σύνταξης απογραφής
1.Επιχειρήσεις με Β΄ κατηγορίας βιβλία

    Ο επιτηδευματίας με Β΄ κατηγορίας βιβλία, εφόσον τα ετήσια ακαθάριστα έσοδά του από πώληση αγαθών της προηγούμενης διαχειριστικής περιόδου υπερέβησαν το ποσό των 150.000 ευρώ, τηρεί και βιβλίο απογραφών εμπορεύσιμων περιουσιακών στοιχείων (1.500.000 όριο Γ' κατ. βιβλίων επί 10% = 150.000 το όριο απογραφής για τα Β' κατ.βιβλία).

    Σημειώνεται ότι υποχρεώνεται σε τήρηση βιβλίου απογραφών μόνο ο επιτηδευματίας που εμπορεύεται αγαθά αυτούσια ή μετά από προηγούμενη επεξεργασία. Έτσι, δεν δημιουργείται υποχρέωση τήρησης βιβλίου απογραφών για τον επιτηδευματία της δεύτερης κατηγορίας, ο οποίος παρέχει υπηρεσίες και χρησιμοποιεί διάφορα υλικά για τη διεξαγωγή των εργασιών του (ΠΟΛ. 1163/1994).

2. Επιχειρήσεις με Γ΄ κατηγορίας βιβλία

    Η κατάρτιση της απογραφής, επιβάλλεται, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 27 του Κ.Β.Σ. ως βασική υποχρέωση των επιχειρήσεων που τηρούν υποχρεωτικώς ή προαιρετικώς βιβλία Γ΄ κατηγορίας του Κ.Β.Σ. και εξάγουν λογιστικό αποτέλεσμα. Η επιχείρηση που τηρεί βιβλία τρίτης κατηγορίας κατά τη λήξη της διαχειριστικής περιόδου και μέσα στις προθεσμίες που προβλέπονται, προβαίνει σε καταμέτρηση, καταγραφή και αποτίμηση στο βιβλίο απογραφών όλων των στοιχείων της επαγγελματικής της περιουσίας. Την ίδια υποχρέωση έχουν στο τέλος κάθε έτους και τα νομικά πρόσωπα του άρθρου 101 του N. 2238/1994 (Α.Ε., Ε.Π.Ε., συνεταιρισμοί κλπ.) που έχουν τεθεί σε εκκαθάριση που διαρκεί πέραν του έτους (βλ. παρ. 2.4.). Η επιχείρηση που πρόκειται να τηρήσει για πρώτη φορά υποχρεωτικά ή προαιρετικά βιβλία τρίτης κατηγορίας συντάσσει απογραφή έναρξης στις προθεσμίες που ορίζονται από τον Κ.Β.Σ.

3. Επιχειρήσεις σε αδράνεια:

    Την υποχρέωση τήρησης βιβλίου απογραφών έχουν και οι επιχειρήσεις που βρίσκονται σε αδράνεια (ΠΟΛ. 1321/1995).

4. Επιχειρήσεις που βρίσκονται σε εκκαθάριση

    Επί νομικών προσώπων του άρθρου 101 του Ν. 2238/1994 που έχουν τεθεί σε εκκαθάριση, η καταγραφή των αποθεμάτων γίνεται μέχρι το χρόνο υποβολής της δήλωσης φορολογίας εισοδήματος (παρ. 7, άρθρου 17 του Κ.Β.Σ.) που για τα εισοδήματα που αποκτήθηκαν κατά την περίοδο της εκκαθάρισης είναι σε ένα (1) μήνα από τη λήξη της εκκαθάρισης. Σε περίπτωση παράτασης της εκκαθάρισης πέραν του έτους υποβάλλεται προσωρινή δήλωση φορολογίας εισοδήματος για τα εισοδήματα κάθε έτους μέσα σε 1 (ένα) μήνα από τη λήξη του, επιφυλασσομένης της υποβολής οριστικής δήλωσης συγχρόνως με τη λήξη της εκκαθάρισης (άρθρο 27, παρ.1, άρθρο 29, παρ.1 και άρθρο 17, παρ. 7, Π.Δ. 186/92).

5. Ελεύθεροι επαγγελματίες

    Επιτηδευματίες που ασκούν ελευθέριο επάγγελμα, εφόσον κατασκευάζουν έργα πνευματικής εργασίας, από την διάθεση αποκτούν εισόδημα φορολογούμενο στη Ζ΄ πηγή (άρθρου 48, παρ. 1, Ν. 2238/94) - π.χ. λογιστές, δικηγόροι, γλύπτες, ζωγράφοι, κ.λ.π. δεν υποχρεούνται να συντάσσουν απογραφή αποθεμάτων. Σημειώνεται όμως ότι οι τρίτοι (π.χ. εκμεταλλευτές γκαλερί, κ.λ.π.) στους οποίους έχουν παραδοθεί έργα για έκθεση, πώληση για λογ/σμό των καλλιτεχνών, υποχρεούνται να απογράφουν κατ΄ είδος και ποσότητα (όχι κατ΄ αξία) τα ευρισκόμενα στις εγκαταστάσεις τους έργα (ΠΟΛ. 1321/1995).

Απαλλαγές από την τήρηση βιβλίου απογραφών
Απαλλαγή με βάση την ΠΟΛ . 1134/2004

  

Με την ΠΟΛ. 1134/2004 ορίστηκαν 50 δραστηριότητες επιτηδευματιών που τηρούν βιβλία Β΄ κατηγορίας του Κ.Β.Σ. και απαλλάσσονται από την υποχρέωση τήρησης βιβλίου απογραφών και την κατάρτιση απογραφής εμπορεύσιμων περιουσιακών στοιχείων (αποθεμάτων) κατά την 31η Δεκεμβρίου 2004 και στο εξής, εφόσον έχουν ως κύριο αντικείμενο των εργασιών τους (άνω του 50% του συνόλου των ακαθαρίστων εσόδων) μία από τις δραστηριότητες, που περιγράφονται στην απόφαση αυτή.

Οι δραστηριότητες που απαλλάσσονται όπως ανωτέρω, είναι:

1. Εκμετάλλευση λατομείου (απλή εξόρυξη αργών λίθων - επεξεργασία λατομικών προϊόντων)

2. Κατασκευή ή εμπορία σφραγίδων, επιγραφών, σημάτων

3. Εκμετάλλευση τυπογραφείου γενικά

4. Φωτογραφείο και εργαστήριο εμφανίσεως Φιλμς - Εκτυπώσεις φωτογραφιών γενικά

5. Επιχειρήσεις εκδόσεως εφημερίδων και περιοδικών

6. Βιβλιοδετείο

7. Εργαστήριο φωτοτυπιών και πολυγραφήσεων

8. Αρτοποιείο, πρατήριο άρτου, ειδών αρτοποιίας και ζαχαροπλαστικής, εργαστήριο ζαχαροπλαστικής (πώληση λιανική ή κυρίως λιανική)

9. Γαλακτοζαχαροπλαστείο και γαλακτoπώλης γενικά (πώληση λιανική ή κυρίως λιανική)

10. Εμπορία Ειδών διατροφής (πώληση λιανική ή κυρίως λιανική)

11. Εμπορία νωπών και κατεψυγμένων ιχθύων (πώληση λιανική ή κυρίως λιανική)

12. Οπωρολαχανοπώλης (πώληση λιανική ή κυρίως λιανική)

13. Ελαιοτριβείο

14. Αλευρόμυλος

15. Εμπορία ρακών ή απορριμμάτων

16. Εμπορία ψιλικών (πώληση λιανική ή κυρίως λιανική)

17. Πρακτορείο εφημερίδων και περιοδικών γενικά

18. Ανθοπωλείο

19. Ο Επιτηδευματίας που διατηρεί Εστιατόριο, Ζαχαροπλαστείο, Κέντρο Διασκέδασης, Μπάρ, Καφετέρια, κυλικείο, αναψυκτήριο και λoιπά συναφή

20. Ξενοδοχειακές επιχειρήσεις

21. Ο Επιτηδευματίας που ασχολείται με την κατασκευή ιδιωτικών ή δημόσιων τεχνικών έργων (τεχνικές επιχειρήσεις). (Αναφέρονται παρακάτω οι περιπτώσεις κατάργησης της συγκεκριμένης απαλλαγής).

22. Εμπορία Ειδών βιβλιοπωλείου (πώληση χονδρική - λιανική)

23. Εμπορία ειδών Χαρτοπωλείου (φάκελοι, γραφική ύλη, κ.λ.π.) ειδών σχεδιάσεως και συναφών οργάνων (πώληση χονδρική - λιανική)

24. Επιχειρήσεις εκδόσεως βιβλίων γενικά

25. Ο Επιτηδευματίας που ενεργεί επεξεργασία για λογαριασμό τρίτων (φασόν)

26. Ο Επιτηδευματίας που πωλεί αγαθά για λογαριασμό τρίτων

27. Φαρμακείο

28. Εργαστήρια τυροπιτών και συναφών ειδών (πώληση χονδρική - λιανική)

29. Ο Επιτηδευματίας που πωλεί ηλεκτρονικά ανταλλακτικά και εξαρτήματα (χονδρική - λιανική)

30. Υλικά ραπτικής και υποδηματοτοιΐας (χονδρική - λιανική)

31. Έμπορος σιδηρικών εργαλείων χειρός και ειδών κιγκαλερίας (πώληση λιανική ή κυρίως λιανική)

32. Είδη υγιεινής διατροφής (πώληση λιανική ή κυρίως λιανική)

33. Παλιοσίδερα, σίδηρος και παλαιά μέταλλα (σκραπ)

34. Μεταχειρισμένα ανταλλακτικά αυτοκινήτων και λοιπών αυτοκινούμενων μηχανημάτων (που αγοράζονται με το βάρος). Σε περίπτωση σύνταξης απογραφής των Ειδών αυτών, αυτή μπορεί να διενεργείται με το βάρος και όχι κατ΄ είδος.

35. Εμπορία Ψιλικών και Ζαχαρωδών προϊόντων (πώληση χονδρική - λιανική)

36. Εμπορία παλαιών γραμματοσήμων και συναφών

37. Έμπορος ψιλικών - κλωστικών ραφής και πλεξίματος, νημάτων, εργοχείρων, κεντημάτων και συναφών ειδών (πώληση λιανική ή κυρίως λιανική)

38. Αγρότες και αγροτικές εκμεταλλεύσεις

39. Παλαιοπώλης (πώληση λιανική ή κυρίως λιανική)

40. Έμπορος μεταχειρισμένων ειδών ένδυσης και υφασμάτων λαϊκής κατανάλωσης (που αγοράζονται ή πωλούνται με το βάρος)

41. Έμπορος ψευδοκοσμημάτων γενικά (πώληση λιανική ή κυρίως λιανική)

42. Έμπορος αγαθών που προέρχονται από πλειστηριασμούς

43. Πρατηριούχος καπνοβιομηχανικών προϊόντων

44. Έμπορος ωδικών πτηνών, μικρών ζώων, τροφών και εξαρτημάτων αυτών, διακοσμητικών ψαριών, πτηνών, ζώων και συναφών (πώληση λιανική, ή κυρίως λιανική)

45. Έμπορος ψευδοκοσμημάτων γενικώς (πώληση χονδρική ή κυρίως χονδρική)

46. Έμπορος χρωμάτων βερνικιών στόκων και λοιπών συναφών (λιανικώς ή κυρίως λιανικώς)

47. Κτηνιατρικά φαρμακεία

48. Πώληση Τηλεκαρτών

49. Πώληση Καρτών κινητής τηλεφωνίας

50. Κρεοπώλες (πώληση λιανική ή κυρίως λιανική)

Υποχρέωση σύνταξης απογραφής από τις τεχνικές και οικοδομικές επιχειρήσεις με βιβλία Β΄ κατηγορίας.

    Οι διατάξεις της ΠΟΛ 1035/2008 αναφέρονται στην κατάργηση της απαλλαγής υποχρέωσης σύνταξης απογραφής από τεχνικές επιχειρήσεις ως εξής:

    1. Ο επιτηδευματίας ο οποίος ασχολείται με την κατασκευή δημόσιων ή ιδιωτικών τεχνικών έργων, του οποίου τα συνολικά ακαθάριστα έσοδα από τα δημόσια και ιδιωτικά τεχνικά έργα συμπεριλαμβανομένων και εκείνων που αναλήφθηκαν πριν την 1/1/2007 (παλαιά έργα) υπερβαίνουν το όριο τήρησης βιβλίων Α΄ κατηγορίας (νύν ισχύον όριο 150.000 €), ανεξάρτητα από το ποσοστό συμμετοχής των ακαθαρίστων εσόδων από τα παλαιά έργα στο σύνολο των ετήσιων ακαθάριστων εσόδων, υποχρεούται από 31/12/2007 να συντάσσει απογραφή για όλα τα αποθέματά του συμπεριλαμβανομένων και των αποθεμάτων που αφορούν τα παλαιά έργα όταν αυτά βρίσκονται σε εξέλιξη στο τέλος της χρήσης. Ο επιτηδευματίας αυτός όταν διατηρεί και άλλη δραστηριότητα, πλην της ανέγερσης και πώλησης οικοδομών, για την υποχρέωση σύνταξης απογραφής κρίνεται με βάση τις γενικές διατάξεις (σύνολο εσόδων από όλες τις δραστηριότητες) σε συνδυασμό και με την Α.Υ.Ο.Ο. ΠΟΛ. 1134/2004.

    Εξαιρετικά η κοινοπραξία που τηρεί βιβλία Β΄ κατηγορίας του Κώδικα Βιβλίων και Στοιχείων, με αντικείμενο εργασιών την εκτέλεση δημόσιου ή ιδιωτικού τεχνικού έργου, το οποίο αναλήφθηκε πριν την 1η Ιανουαρίου 2007, λόγω του τρόπου φορολογίας της (τεκμαρτά), μπορεί να μη συντάξει απογραφή εμπορεύσιμων περιουσιακών από 31 Δεκεμβρίου 2007 και εφεξής, ανεξάρτητα από το ύψος των ετήσιων ακαθαρίστων εσόδων της.

    2. Ο επιτηδευματίας ο οποίος ασχολείται αποκλειστικά με την ανέγερση και πώληση οικοδομών συνεχίζει να απαλλάσσεται από την υποχρέωση σύνταξης απογραφής για την οικοδομική του δραστηριότητα ανεξάρτητα από το ύψος των εσόδων του από τη δραστηριότητα αυτή.

    Εάν ο επιτηδευματίας αυτός διατηρεί και άλλη δραστηριότητα πώλησης αγαθών συμπεριλαμβανομένης και της εκτέλεσης δημοσίου ή ιδιωτικού τεχνικού έργου για την υποχρέωση σύνταξης απογραφής για την δραστηριότητα αυτή κρίνεται αυτοτελώς και συντάσσει για τα αγαθά αυτά απογραφή όταν τα έσοδα από αυτή υπερβαίνουν το όριο τήρησης βιβλίων Α΄ κατηγορίας (νύν ισχύον όριο 150.000 €), εκτός εάν αυτή απαλλάσσεται από την σύνταξη απογραφής σύμφωνα με την Α.Υ.Ο.Ο. ΠΟΛ. 1134/2004.

Τεκμαρτή Απογραφή σε επιχειρήσεις με Β΄ κατηγορίας βιβλία

    Το άρθρο 31 παρ. 1γ του Ν.2238/1994, αναφέρεται στον λογιστικό προσδιορισμό καθαρού εισοδήματος σε επιχειρήσεις βάσει της αξίας των πρώτων και βοηθητικών υλών που χρησιμοποιήθηκαν καθώς και των άλλων εμπορεύσιμων αγαθών. Σύμφωνα με τις διατάξεις του, ειδικά για τις επιχειρήσεις που τηρούν βιβλία και στοιχεία δεύτερης κατηγορίας του Κώδικα Βιβλίων και Στοιχείων, όταν δεν διενεργούν απογραφή, ως απογραφή λήξης της διαχειριστικής περιόδου λαμβάνεται ποσοστό δέκα τοις εκατό (10%) επί των αγορών της περιόδου αυτής και ως απογραφή έναρξης ποσοστό δέκα τοις εκατό (10%) επί των αγορών της προηγούμενης διαχειριστικής περιόδου. Αν προαιρετικά έχει διενεργηθεί απογραφή έναρξης και λήξης, για τον προσδιορισμό του καθαρού εισοδήματος λαμβάνονται υπόψη τα δεδομένα αυτών, με την προϋπόθεση ότι θα συνεχισθεί η σύνταξη των απογραφών για μια τριετία από τη σύνταξη της πρώτης προαιρετικής απογραφή λήξης. Αν δεν τηρηθεί η υποχρέωση αυτή, επιβάλλονται οι προβλεπόμενες από τις διατάξεις του Ν. 2523/1997 κυρώσεις για τη μη σύνταξη απογραφής

Έννοια του είδους

    Σύμφωνα με τις διατάξεις της παρ. 3 του άρθρου 3 του Κ.Β.Σ. 'ως είδος θεωρείται η ουσιώδης ποιοτική διάκριση των αγαθών, που επηρεάζει κατά ποσοστό μεγαλύτερο του 5% τουλάχιστον την απόδοση ή το κόστος ή την τιμή πώλησης διαζευτικά ή αθροιστικά. Ειδικά για τις ενδοκοινοτικές αλλαγές η ονοματολογία - περιγραφή του είδους λαμβάνεται όπως αυτή καθορίζεται από τη σχετική κοινοτική νομοθεσία.' Έτσι, από τη διάταξη αυτή απαιτείται τα αγαθά να αναγράφονται κατά την ουσιώδη ποιοτική διάκρισή τους, δηλαδή ούτε κατά τη γενική τους κατηγορία, ούτε κατά την τελευταία ποιοτική διάκρισή τους. Κριτήρια που λαμβάνονται υπόψη για την ουσιώδη ποιοτική διάκριση των αγαθών είναι τα οικονομικά και τεχνικά στοιχεία του είδους που κρατούν συνήθως στις συναλλαγές, ειδικότερα δε εκείνα που επηρεάζουν κατά ποσοστό μεγαλύτερο του 5% τουλάχιστον την ποσοτική απόδοση ή τη διαμόρφωση του κόστους ή την τιμή πώλησης, μεμονωμένα ή αθροιστικά.

    Η ποσοτική καταμέτρηση των αποθεμάτων και η καταγραφή τους στο βιβλίο απογραφών περιλαμβάνει το είδος, την μονάδα μέτρησης και την ποσότητα, με μία εγγραφή για ολόκληρη την ποσότητα κάθε είδους αγαθού, για κάθε αποθηκευτικό χώρο. Έχοντας υπόψη τα ανωτέρω, για τη διευκόλυνση των επιτηδευματιών της δεύτερης κατηγορίας βιβλίων στην αποτίμηση της απογραφής και κυρίως αυτών που έχουν μεγάλο αριθμό ομοίων ειδών, την αποφυγή αμφισβητήσεων με τις φορολογικές αρχές, σε ό,τι αφορά την έννοια του είδους, γίνεται δεκτή η καταγραφή τους στο βιβλίο απογραφών κατά ομάδες όμοιων ειδών. Στην κάθε ομάδα μπορεί να περιλαμβάνονται όμοια είδη, των οποίων η διαφορά μεταξύ της μεγαλύτερης και της χαμηλότερης τιμής κτήσης των ειδών της κάθε ομάδας δεν θα υπερβαίνει το 10%, της χαμηλότερης τιμής κτήσης του είδους της κάθε ομάδας. Τα ανωτέρω ισχύουν μόνο για τις επιχειρήσεις με βιβλία Β΄ κατηγορίας και μόνο για την καταχώρηση των αποθεμάτων στο βιβλίο απογραφών (ΠΟΛ.1271/2002, ΠΟΛ. 1321/1995).

    Τα είδη της κάθε ομάδας για την αποτίμηση θα θεωρούνται ως ένα είδος.